Perché hai bisogno di politiche aziendali per l’uso di Internet, e-mail e social media

Perché hai bisogno di politiche aziendali per l’uso di Internet, e-mail e social media

Perché hai bisogno di politiche aziendali per l’uso di Internet, e-mail e social media

Le moderne tecnologie possono essere una risorsa formidabile per quasi tutte le aziende. Internet facilita la ricerca efficace e la gestione delle informazioni, la posta elettronica consente comunicazioni interne ed esterne rapide e i social media possono fungere da ottimo strumento per coinvolgere i clienti esistenti e potenziali. I rischi che queste tecnologie possono rappresentare per un’azienda, tuttavia, hanno portato molte aziende a imporre restrizioni generali sull’uso di Internet, e-mail e social media. Pur fornendo protezione alle aziende, queste politiche influiscono invariabilmente sulle prestazioni dei dipendenti quando politiche aziendali efficaci potrebbero aiutare a sbloccare il potenziale produttivo della tecnologia.

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Ma quali sono i rischi specifici che le tecnologie presentano e in che modo le politiche aziendali possono mitigare questi rischi? Una delle vulnerabilità più note dell’uso di Internet e della posta elettronica è che è fin troppo facile scaricare accidentalmente un virus o altro software dannoso che potrebbe compromettere i computer della rete. Questo viene spesso fatto facendo clic distrattamente su un collegamento in un’e-mail che porta l’utente a un sito Web dannoso e una politica aziendale potrebbe facilmente aiutare a deviare questa minaccia. Informando i dipendenti delle potenziali minacce e ponendo limiti ai tipi di siti Web che possono visitare, i datori di lavoro possono stabilire limiti rigorosi che riducono al minimo l’esposizione.

I social media presentano una serie di problemi complessi e meno noti che le aziende a volte faticano ad affrontare. Uno di questi problemi è il modo in cui gli account dei social media aziendali possono essere violati, consentendo a un malintenzionato di intaccare la reputazione dell’azienda o diffondere informazioni fuorvianti. Per combattere questo, le aziende dovrebbero porre una forte enfasi sulla sicurezza delle password e istruire i dipendenti su ciò che rende una password efficace. La politica aziendale dovrebbe anche chiarire che gli utenti devono accedere a questi account ogni volta che li utilizzano, piuttosto che consentire ai siti di “ricordare” le password e accedere automaticamente. Ciò riduce il rischio che persone non autorizzate accedano agli account aziendali.

A volte, tuttavia, le violazioni della sicurezza non sono il risultato di intenzioni dannose. I dipendenti potrebbero rivelare inavvertitamente informazioni aziendali sensibili attraverso i social media, semplicemente perché non erano a conoscenza di cosa costituissero informazioni “sensibili”. Sebbene sia quasi impossibile prevenire l’errore occasionale, una politica chiara che delinei l’uso appropriato dei social media e il tipo di informazioni che non dovrebbero essere divulgate aiuterà a proteggere le informazioni preziose.

Infine, una delle maggiori minacce che la tecnologia pone è la produttività dei dipendenti. Centinaia di ore vengono perse ogni anno a causa dei dipendenti che controllano i loro account Facebook, inviano e-mail non legate al lavoro e procrastinano su Internet. Una soluzione a questo problema è semplicemente bloccare l’accesso a qualsiasi sito Web che non è specificamente necessario per il lavoro e applicare sanzioni severe all’uso inappropriato della posta elettronica. Tuttavia, ciò potrebbe avere un impatto negativo sul morale dei dipendenti, quindi potrebbe valere la pena considerare termini più flessibili nella politica aziendale che evitino rigide restrizioni sull’uso e allo stesso tempo chiariscano i limiti della tolleranza aziendale.

Oltre ai problemi specifici che le politiche aziendali risolvono, sono importanti anche per ragioni più generali. Avere politiche solide a cui i dipendenti devono sottoscrivere crea una “cultura della sicurezza” che aumenta la consapevolezza e la cautela. Inoltre, una chiara politica aziendale è essenziale se le aziende vogliono proteggersi da potenziali problemi legali che derivano dalle azioni dei singoli dipendenti. I vantaggi delle politiche aziendali relative all’uso di Internet, e-mail e social media, quindi, sono molteplici e aiuteranno le aziende a sfruttare appieno il potenziale delle tecnologie digitali.